Aucune chance sans doute qu’un entrepreneur n’ait pas encore entendu parler de la transition numérique. C’est un texte législatif ce qui suppose des devoirs pour toutes les structures et ce, quels que soient leur taille, leur activité et le nombre de salariés qu’elles comportent. Pourquoi doit-on en considérer les avantages et surtout, comment la mettre en place quand on manque de temps et de connaissance en la matière ?
Pourquoi est-ce important et utile de numériser ses documents d’entreprise ?
Secteur concurrentiel, problème de productivité, volonté d’une entreprise plus verte et donc plus respectueuse de l’environnement : la loi sur la transition numérique entend répondre à tous ces enjeux. On peut gagner du temps, en numérisant ses documents et en adoptant une bonne politique de classement digitale, c’est certain. Fini, les heures à chercher une information dans une pièce remplie de documents qui ne sont pas triés par objet ou par année. Alors que le support papier peut subir toutes sortes de détérioration (poussière, rongeurs, insectes, feu, eau…), le support digital est plus sûr, à condition d’opter pour des solutions sécuritaires, notamment en ce qui concerne les données et leur gestion.
La possibilité de faire garder ses archives papier après leur numérisation est aussi synonyme de gain de place, un facteur important à l’heure où les structures ont conscience du prix des mètres carrés. Pouvoir vider une pièce permettrait de la dédier à un nouveau but que celui de conserver les archives, cela peut être toujours intéressant.
Comment faciliter la numérisation en entreprise ?
Apprendre en faisant semble le mot d’ordre de chaque entrepreneur. Pour autant, ils sont le plus souvent tributaires d’un emploi du temps chargé et la transition numérique et le zéro papier ; bien qu’à l’évidence vertueux ; sont parfois difficiles à mettre en place. Il est possible de se faire aider. Des entreprises en effet, sont conscientes des difficultés auxquels sont confrontés les chefs d’entreprise. Elles se tiennent donc à disposition avec des prestations à choisir en fonction des besoins. Pour certaines structures, une formation sur ce qu’est la transition numérique n’est pas nécessaire, mais par contre, les salariés peuvent peiner pour la mettre en place au quotidien. Ne serait-ce que numériser leurs archives peut relever de la gageure tant en termes de temps que de procédés. Afin de ne pas numériser des documents qui n’ont plus vocation à être gardés, car leur valeur probatoire est échue, il faudrait commencer par les trier. Un travail, on le comprend titanesque, et qui peut être source d’erreur, car les documents ne sont pas tous égaux entre eux, dans ce domaine.
Comment digitaliser les documents de très grande taille, parfois sous forme de papier calque, tout en pouvant garantir une parfaite lisibilité de chaque mot, de chaque chiffre et inscription ? C’est pourtant sur tous ces points que le document numérique vaudra pour preuve, en cas de litige. Tout cela et bien d’autres choses peuvent être externalisées à ces sociétés spécialisées. Elles fonctionnent généralement à la prestation ou mettent en place des packs.
